5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu ile hayatımıza giren elektronik imza (e-imza) giderek yaygınlık kazanıyor. Kullanımı oldukça pratik olan e-imza, ıslak imza ile tamamen aynı hukuki geçerliliğe sahip. Bu nedenle devlet kurumları başta olmak üzere birçok kurum ve kuruluş e-imza kullanımına yöneliyor. Türkiye’de BTK tarafından yetkilendirilmiş birçok Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcı var. Ancak bunlardan biri olan E-GÜVEN, e-imza ürünlerinin yanı sıra, İmzala-Gönder adlı özel ürünüyle kurumların imza süreçlerini daha da hızlandırıyor.

Küyük işletmelerde birçok belgenin genellikle birden fazla kişi tarafından gözden geçirilmesi ve imzalanması gerekiyor. Örneğin bankalar tek imzalı talimatları kabul etmiyor. Bir belgenin iki kişi tarafından e-imzalanması gerektiğinde ise iş uzayabiliyor, bazen günler sürebiliyor. İşte bu noktada İmzala-Gönder devreye giriyor.

İmzala-Gönder, imza gerektiren kurumsal belgelerin kontrol, onay ve imza yetkilileri arasında otomatik olarak dolaştırılarak elektronik veya mobil imzayla imzalanmasını ve başka sistemlere aktarılmasını sağlayan bir web uygulaması.

Kurumlar, İmzala-Gönder’i şu belgeleri imzalamak için kullanabiliyor:

Banka ve ödeme talimatları İzin, çalışan, sigorta, satın alma vb. formları Teklif, sözleşme ve satış kontratları Yönetim Kurulu kararları İnsan Kaynakları süreçleri İş planları ve raporlar Islak imza gerektiren tüm belgeler

İmzala-Gönder’in imzalama süreci kurumun isteklerine göre yapılandırılabiliyor olsa da genel olarak şöyle işliyor:

Yetkili olarak tanımlanmış bir kullanıcı, sisteme giriş yaparak imzalanacak dosyayı veya dosyaları yüklüyor, dosya için bir açıklama giriyor. Dosyanın imzalanmak üzere hangi personele gönderileceği seçiliyor. Gerekirse sırayla imza atacak birden fazla kişi seçilebiliyor. Bu kişilere derhal e-postayla bildirim gönderiliyor ve istenirse SMS de gönderilebiliyor. İmzalama tamamlandıktan sonra dosyanın gönderileceği hedef sistem seçiliyor. Bu bir e-posta adresi, bankanın SFTP sunucusu veya yedek depolama sunucusu olabiliyor.

Bundan sonra sıra imzalamaya geliyor:

İmzalanacak bir belge olduğu bildirimini e-posta veya SMS ile alan kişi imzalagonder.com adresine veya akıllı telefonundan İmzala-Gönder uygulamasına giriş yapıyor. Kişi, gözden geçirmesi beklenen tüm belgeleri, açıklamalarını, kimin tarafından gönderildiğini işlem tarihçesini (daha önce kimler tarafından, ne zaman paraflandı/imzalandı vb.) görebiliyor. Kişi, imzalaması istenen belgeyi bilgisayarına ve akıllı telefonuna (iOS veya Android) indirip inceliyor. Dosyayı imzalamaya karar verirse “Elektronik İmzala” düğmesine tıklıyor ve E-GÜVEN tarafından sağlanan e-imza uygulamasını kullanarak dosyayı imzalıyor. İmzalanması beklenen çok sayıda dosya varsa “toplu imzalama” özelliğiyle hepsi birden de imzalanabiliyor. İmzalama tamamlanınca dosya hedef sisteme gönderiliyor.

Bulut tabanlı bu sistem tamamen E-GÜVEN tarafından yönetilen www.imzalagonder.com üzerinden yürütülüyor. Dolayısıyla hiçbir imzacının bilgisayarına ek bir yazılım kurması gerekmediği gibi, hizmetin güncelleme ve bakıma da ihtiyacı kalmıyor.

Dosya yükleme formu, birçok kurumun ihtiyaçlarını hiçbir özelleştirmeye gerek kalmadan görecek şekilde tasarlanmış. Bununla birlikte, kurumunuzun en ihtiyaçlarına göre formu özelleştirmek (örn. yeni bir alan eklemek) isterseniz bunun için en bir geliştirme hizmeti almanız gerekiyor.

İmzala-Gönder sayesinde yıllık operasyon maliyetleri azaltıldığı gibi; kâğıt, mürekkep, posta maliyetlerinden de tasarruf ediliyor. İmza süreçleri düzene sokulduğu ve ofis dışındaki yöneticilere mobil bir çözüm de sağlandığı için, önceden günler süren işlemler dakikalar içinde tamamlanabiliyor. Üstelik basılı belge tarama ve depolama derdi de ortadan kalkmış olmuyor.

İmzala-Gönder’in ilk müşterilerinden İpek Kâğıt, İmzasız Süreçler projesi sayesinde yılda 35 bin TL’ye yakın tasarruf sağlamış. Bir diğer müşteri olan Siemens ise yıllık 24 güne denk gelen iş yükünden tasarruf edildiğini söylüyor.

İmzala-Gönder’in kiralama modelinde kullanıcı sayısına göre değişen bir fiyatlama yapılıyor. İstenirse yerel kurulum da yapılabiliyor.

Bilgi için: www.e-guven.com